Come organizzare un evento digitale

Se fino a una decina di anni fa realtà come quelle che abbiamo analizzato nell’articolo dedicato a Meta sembravano impensabili, oggi un evento traumatico come quello di una pandemia a livello globale sembra aver definitivamente spalancato le porte della realtà digitale. Le nuove prospettive non solo sembrano in grado di abbracciare il nostro vissuto, ma anche e soprattutto di arricchirlo. È in questo clima di distanza fisica ma forte esigenza comunicativa che nascono e in certi casi ritornano gli eventi digitali.

Cos’è un evento digitale

Un evento digitale è una tipologia di incontro che non prevede necessariamente la presenza simultanea di due persone nello stesso luogo, ma solo nello stesso momento. A supporto di questo abbiamo ovviamente la tecnologia, con il suo grandissimo numero di siti e piattaforme.

Differenza tra eventi digitali e webinar

I webinar consistono in una serie di servizi che già esistono da diversi anni, da ben prima della terminologia ombrello di “eventi digital”. Per semplicità, negli ultimi tempi si è però scelto di accorparli in un concetto più ampio. Quindi, possiamo dire che i webinar sono diventati una sottocategoria di eventi digitali.

Tipologie di evento digitale

Nonostante la possibilità di una comunicazione creata su misura e differente di situazione in situazione, esistono delle categorie chiave in cui possiamo raggruppare la maggior parte degli eventi.

• webinar: l’evento digitale più conosciuto, della durata massima di un’ora. I presentatori e relatori interagiscono col pubblico attraverso la chat o ancora dei sondaggi che vengono presentati nel corso della presentazione.
• online meeting: evento digitale più chiuso e circoscritto che si concentra su una precisa tematica. L’attività è solitamente gestita da un giornalista specializzato sull’argomento e prevede un’iniziale fase di definizione e coordinamento del dibattito;
• digital event: è la versione digitale di un festival in cui lo streaming prosegue senza interruzioni. Al suo interno si possono trovare format diversi, dallo speech ai meeting esclusivi. Solitamente tale tipo di evento si conclude nell’arco di una giornata, ma può anche essere esteso a più giorni;
• virtual fair: si tratta, come dice il nome, di una fiera virtuale e quindi il tipo di evento digitale più completo e complesso da realizzare. Oltre alle sessioni online già dette nel digital event, in questa tipologia si aggiunge la possibilità di effettuare un rendering degli spazi fisici o progettare uno stand virtuale che permetta ai visitatori di interagire.

Evento digitale: i vantaggi

Rispetto agli eventi fisici che richiedono una presenza fisica per avvenire, l’evento digitale ha dalla sua il vantaggio di poter avvenire pressoché in qualunque luogo del mondo, ma non solo. Ad esempio, tra i benefici degli eventi digitali è opportuno tenere a mente:

1. riduzione dei costi di location e trasporto;
2. ampia personalizzazione dell’evento (numero di invitati, estetica dell’incontro ecc.)
3. riduzione dei costi di organizzazione;
4. possibilità di includere sezioni in cui si sfrutta la componente gaming e interattiva
5. lead generation;
6. sostenibilità dell’esperienza;
7. possibilità di tracciamento dei dati e del ROI.

L’evento digitale ha dei punti di forza che un’azienda, specialmente non ancora del tutto inserita nel mercato, non deve in alcun modo sottovalutare.

Come organizzare un evento digitale

Organizzare prima e gestire poi un evento digitale non è affatto qualcosa di semplice come si potrebbe pensare. Richiede un’attenzione professionale in ogni suo aspetto e tappa, incluse quelle successive all’esperienza vera e propria.

Organizzare un evento: l’aspetto tecnico

Tra i punti più semplici ma allo stesso tempo sottovalutati, abbiamo la gestione del lato audio e video. Con questo ci riferiamo sia agli strumenti che alla tecnologia alla base di un evento digitale di valore.
In situazioni del genere problemi tecnici quali un audio fuori-sync, incostanza della qualità del segnale e scarsa organizzazione, anche non per colpa dell’azienda stessa, possono portare lo spettatore a spazientirsi e, nel peggiore dei casi, avere una cattiva esperienza con l’evento digitale nella sua interezza.

Organizzare un evento: l’aspetto organizzativo

Prima che un evento si possa realizzare è opportuno che a monte gli organizzatori abbiano delle idee ben chiare.
Ciò non riguarda solo la scelta del tema principale e i possibili argomenti che possono scaturire da esso, ma anche lo storytelling che si intende seguire, la campagna promozionale da realizzare e, ovviamente, il programma dell’intero evento.
Da tenere bene a mente nel momento in cui si scelgono i contenuti è l’importanza della diversificazione: è consigliato quindi scegliere diversi media, dalla presentazione tramite slide e video.
Ultimo, ma per importanza, è dare un’identità visiva all’evento digitale attraverso un logo ed eventualmente un payoff d’impatto.

Come organizzare un evento di successo: il caso InBound

Organizzato da HubSpot, famosa e apprezzata compagnia di marketing, nel 2020 tale evento si è dovuto spostare dalla città di Boston a un ambiente completamente digitale. Una volta effettuata la registrazione, gli utenti hanno potuto così scegliere la modalità di fruizione che più preferivano. Inoltre, alcuni professionisti hanno dato orari di disponibilità per eventuali meeting, sempre online.

Qui è possibile recuperare un riassunto dei principali eventi accaduti durante l’InBound 2022

Costo di un evento digitale

Benché i costi possano variare da azienda ad azienda e dal tipo di cliente a cui si vuole arrivare, ciò che più conta quando si parla di compenso dietro la costruzione di un evento digitale è, ovviamente, la sua complessità e più nello specifico il numero di ore che intendiamo dedicargli. Di norma, per un lavoro ben eseguito, si possono chiedere dai 500€ in su, in base a differenti fattori come gli strumenti richiesti e le tempistiche.

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